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秘書ってどんな仕事?派遣の秘書の一日を公開

午前中の仕事は環境整備とスケジュール確認

出社するとまず環境整備をする秘書が多いようです。環境整備とは簡単に言えば掃除や整理整頓のことで、上司が気持ちよく仕事を進めることができるようにオフィス内の環境を整えます。書類の整理や、デスクや窓などのふき掃除、休憩用のお茶の準備などを行います。秘書の仕事は、上司のサポートがメインとなるため、あまり派手ではない環境整備も大切な仕事の一つとなります。次に、朝一番に終わらせなければいけないことが、その日の上司のスケジュール確認です。秘書の派遣の場合、複数の上司を担当することは少ないようです。担当上司の会議の時間や外出の有無などを細かくチェックし、先回りして動けるように準備しておくことが大切です。これらの仕事は、できれば上司が出社する前に終わらせておくことが望ましいです。

午後は資料作成や来客応対を行う

忙しい上司の場合、オフィスにほとんどいない場合もあります。派遣の場合は、上司と一緒に外出することは少なく、上司がいない間は、オフィス内で資料作成などの事務作業や来客応対をすることが多いようです。資料作成は、会議用の資料を作成したり、上司の旅費や交通費の精算をしたりします。また、上司が仕事をしやすいように、新しいシステムのマニュアル作りをすることもあります。来客対応は、ビジネスマナーが発揮される仕事です。派遣であっても基本的なマナーを身につけておくことが求められます。会社の顔となるため、清潔さや笑顔も忘れないようにしましょう。

秘書は職務上、機密事項を目にする事が多くあります。その為、秘書の派遣を利用する場合、信頼できる業者か否かの確認が大事です。可能ならば、機密漏洩時の対応について契約書に盛り込んでおくと良いでしょう。